Một sự nghiệp thành công luôn mơ ước của bất kỳ ai, nhưng để thực hiện ước mơ đó, bạn cần phải biết cách quản lý công việc của mình sao cho hiệu quả nhất, giúp gia tăng năng suất lao động. Các chuyên gia quản lý thời gian đã đưa ra những lời khuyên sau với hy vọng giúp ích nhân viên công sở phần nào trong công việc hàng ngày.

Sai lầm 1: Ép bản thân phải dậy sớm

Tác giả (người Canada) của cuốn sách "Dự án Năng suất", Chris Bailey cho rằng: Quan niệm bạn phải dậy sớm để làm được nhiều việc hơn, tăng năng suất hơn đơn giản là không đúng.

Điều quan trọng là chúng ta hoạt động như thế nào khi thức dậy chứ chưa chắc một người thức dậy lúc 10 giờ sáng đã làm việc kém hiệu quả hơn một người thức dậy lúc 5 giờ sáng.

Sai lầm 2: Bắt đầu ngày mới một cách bị động

Những chuyên gia quản lý thời gian cho rằng, bạn nên bắt đầu ngày mới ở "chế độ chủ động" để đạt năng suất lao động cao hơn. Để làm được điều này, bạn nên dành thời gian suy nghĩ về các công việc ưu tiên trong ngày ngay từ giây phút đầu tiên mở mắt ra, lập kế hoạch với danh sách việc cần làm.

Bạn cũng không nên hạn chế bản thân trong sự thụ động khi mà thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành từng công việc. Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một việc vào 5h chiều thứ Năm thì hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12h trưa. Nên giải quyết các việc khó trước, sau đó tha hồ thư thả hoàn thành nốt những nhiệm vụ khác.

Sai lầm 3: Không ăn mặc chỉnh tề

Trong thời đại dịch bệnh, rất nhiều doanh nghiệp và người lao động đã quen với phong cách làm việc work from home - làm việc online tại nhà. Tuy nhiên, cho dù làm việc tại nhà không có nghĩa là bạn nên mặc quần áo ngủ ngồi làm việc.

Các chuyên gia nhận định rằng, có một thứ trong tâm lý học được gọi là 'nhận thức trang phục’, khi mà ăn mặc chỉnh tề, bộ não của bạn sẽ hoạt động khác biệt so với trang phục thoải mái ở nhà.

Sai lầm 4: Không ăn sáng, ít uống nước

Chuyên gia dinh dưỡng người Mỹ Stephanie Nelson đã nói rằng: "Bữa sáng cung cấp năng lượng bạn cần để tập trung suốt cả ngày nên đây là một yếu tố quan trọng tạo nên một buổi sáng thành công". Đó là lý do nên có một bữa sáng cân bằng với protein và carbs.

Bên cạnh đó, việc cấp nước cho cơ thể cũng giúp bạn tăng khả năng tập trung và năng suất lao động của mọi người. Chuyên gia cho biết, bộ não của chúng ta bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi mức độ cung cấp nước.

Sai lầm 5: Đa nhiệm (multitasking) quá nhiều

Nếu kiểm tra danh sách dài những việc cần làm, nhu cầu đa nhiệm trở nên vô cùng cần thiết, đặc biệt là khi làm việc ở nhà. Một người có thể phải cân bằng cả công việc, chăm sóc con cái và các trách nhiệm khác. Chính điều này có thể làm giảm sự tập trung và năng suất lao động, cụ thể, chuyên gia cho rằng, "Đa nhiệm làm giảm năng suất tới 40% và có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực lâu dài đến não bộ"

Nếu có thể, mọi người nên hướng đến "đơn nhiệm", để não bộ tập trung vào từng việc một trong khoảng thời gian nhất định, điều này có thêm một lợi ích là giúp chúng ta cảm thấy mọi việc trôi chảy hơn.

Sai lầm 6: Không có sự chuẩn bị kỹ càng

Việc lên kế hoạch cho ngày mai là vô cùng cần thiết, nhưng với một người đã quá mệt mỏi vào cuối ngày, họ thường tìm ra nhiều lý do để “tảng lờ” sự thật này. Tuy nhiên, đây lại là một chìa khóa then chốt có thể tạo ra sự khác biệt lớn về năng suất và cuối cùng có thể khiến bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn.

Đó là lý do mà chuyên gia khuyên rằng, mọi người hãy liệt kê ra những việc cần làm cho ngày hôm sau vào cuối ngày hôm nay, sau đó dành cho mình một giấc ngủ chất lượng - một bước chuẩn bị cực kỳ quan trọng để tái tạo năng lượng cho ngày hôm sau.

Hãy sắp xếp việc thật cụ thể và tách riêng các công việc và xác định rõ việc nào có thể để lại, việc nào nên làm ngay hôm sau, việc nào nên làm trước trong tuần này. Đương nhiên, vì phát sinh thêm việc mới nên danh sách các công việc có thể thay đổi hàng ngày, cần bạn chủ động cập nhật lại.

Sai lầm 7: Quá vội vã trong buổi sáng

Một buổi sáng không nên bắt đầu mọi thứ một cách vội vã và hỗn loạn, đặc biệt là khi bạn đang cố gắng làm nhiều thứ cho bản thân và chăm sóc con cái. Bạn càng cố gắng làm thật nhanh, thật nhiều thì lại càng dễ dẫn đến rối loạn, phản tác dụng và giảm hiệu quả trong công việc.

Chuyên gia giải thích rằng: "Nếu chúng ta bắt đầu một ngày mới với trạng thái vội vã lo lắng thay vì bình tĩnh, thì điều đó sẽ kéo dài đến hết ngày. Bạn nên nằm lòng một số bí quyết để giữ bình tĩnh khác nhau để thử trải nghiệm và tìm ra cách thức phù hợp nhất với bản thân như là dắt thú cưng đi dạo, thiền trong năm phút, ngồi uống cà phê trong yên lặng,…”

Với những thông tin trên đây, điều bạn cần lưu ý không chỉ là thay đổi thói quen buổi sáng của mình mà hãy thay đổi một cách từ từ. Tốt nhất là thực hiện từng việc một dựa trên cơ sở ưu tiên tối ưu việc bạn đã làm từ trước.

Chẳng hạn như, nếu trước đó bạn đã có thói quen pha cà phê mỗi sáng, bạn có thể tận dụng thời gian chờ cà phê để chuẩn bị bữa sáng cân bằng hoặc hít thở sâu hoặc lập kế hoạch hằng ngày.

Chuyên gia Nelson khẳng định: “Nếu bạn thay đổi cùng lúc mọi thứ bạn làm vào buổi sáng, nó sẽ dẫn bạn đến thất bại".

Nhưng nếu bạn thay đổi được, cuộc sống sẽ trở nên hoàn toàn khác. Những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn, họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn. Và rõ ràng là họ sẽ có nhiều thời gian hơn để làm những công việc riêng tư cá nhân, hoặc thậm chí đào sâu nghiên cứu những vấn đề chuyên ngành, mở rộng phạm vi năng lực cá nhân.

Xem thêm: Tips làm việc hiệu quả của người Đức: Làm ra làm, chơi ra chơi, về nhà sếp gửi mail cũng kệ!

Phương Thúy