Theo quy định, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Trụ sở công ty là nơi thực hiện các giao dịch với đối tác, thực hiện các công việc liên quan đến quản lý của công ty đồng thời là địa chỉ liên hệ để các cơ quan quản lý nhà nước liên hệ để quản lý. Vì vậy, khi quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc thật kỹ. Trình tự thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có sự khác nhau phụ thuộc vào việc có thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp hay không.

Trong trường hợp việc thay đổi địa chỉ trụ sở không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế (trường hợp thay đổi trụ sở cùng quận/huyện), doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh thành phố nơi đặt trụ sở.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở gồm:

+ Thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty;

+ Kèm theo Thông báo phải có: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty;

+ Giấy Ủy quyền/Giấy giới thiệu cho người trực tiếp thực hiện thủ tục;

• Sau khi thực hiện xong thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế quản lý (Thủ tục chốt thuế). Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở, gồm:

  + Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

  + Kèm theo Thông báo phải có: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

  + Mẫu 09 do Cơ quan thuế nơi chuyển đi cấp;

• + Giấy giới thiệu/Giấy Ủy quyền cho người trực tiếp đi nộp hồ sơ;

  Thời gian thực hiện thủ tục: 3-5 ngày làm việc;

  Thẩm quyền giải quyết: Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

• Trường hợp thay đổi trụ sở sang tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương khác

• Hồ sơ thay đổi trụ sở gồm có:

  + Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

  + Kèm theo Thông báo phải có: Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty; Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

• + Mẫu 09 do Cơ quan thuế nơi chuyển đi cấp;

• + Giấy Giới thiệu/Giấy Ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ. 

  Thời gian giải quyết: 3-5 ngày làm việc

  Thẩm quyền giải quyết: Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp dự định chuyển đến.