Đối với các quốc gia không sử dụng TRACES, doanh nghiệp cần đảm bảo cung cấp chứng thư gốc kèm với các lô hàng trong phương tiện vận chuyển. Trong trường hợp chứng thư gốc không thể gửi kèm lô hàng, Ủy ban Sức khỏe và An toàn thực phẩm của EU sẽ đề xuất với các Trạm kiểm soát biên giới tại EU chấp nhận các bản sao giấy chứng thư đáp ứng các điều kiện sau:

Bản scan giấy chứng thư gốc được gửi bằng email, từ hòm thư thuộc cơ quan có thẩm quyền cấp trung ương của nước sở tại đến hòm thư của Trạm kiểm soát biên giới tại EU của điểm nhập cảnh tại EU, được cung cấp tại các trang web sau:

Động vật và sản phẩm động vật theo trang https://ec.europa.eu/food/animals/vet-border-control/bip-contacts_en

Thực phẩm và thức ăn có nguồn gốc phi động vật theo trang https://ec.europa.eu/food/safe/official_controls/legislation/imports/non-animal_en

Cây trồng và sản phẩm thực vật theo trang https://ec.europa.eu/food/safe/official_controls/legislation/imports/plants_en 

Giấy chứng thư gốc được gửi đến Trạm kiểm soát biên giới tại EU sớm nhất có thể về mặt kỹ thuật, khi các hạn chế được đề cập ở trên đã được xem xét hoặc dỡ bỏ đáng kể.

Trong trường hợp có vấn đề phát sinh, cơ quan kiểm tra của EU sẽ liên hệ với Thương vụ Việt Nam tại Bỉ và EU để cùng xác nhận.

Doanh nghiệp Việt Nam khi gặp khó khăn liên quan đến chứng thư kiểm dịch động thực vật trong thời kỳ dịch virus COVID-19,  có thể liên hệ với Thương vụ Việt Nam tại Bỉ và EU theo email be@moit.gov.vn để được hỗ trợ tốt nhất trong việc xuất khẩu vào EU.