Lời nói cần có có sức mạnh, dứt khoát với mục đích rõ ràng

Kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo được đặt lên hàng đầu chính là xây dựng trọng lượng cho lời nói của mình. Cần có một mục đích nhất định cho mỗi từ ngữ và cách nói của mình. Khi cần đơn giản thì nói sao để đối phương hiểu rõ nhanh nhất, khi cần thẳng thắn thì nói thẳng vào vấn đề. Tránh nói những lời vô nghĩa, miên man và dài dòng.

Nếu hoàn cảnh yêu cầu phải nói vòng vo thì cũng phải vòng vo một cách có mục đích. Thông qua quá trình gây mất cảnh giác của người nghe, phải đưa ra những lập luận khôn ngoan, kéo người đọc theo những tư duy của mình để dẫn dắt vào mục đích chính. 

Do đó, kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo phải khôn khéo và chau chuốt không khác gì viết văn. Đầu tiên, và quan trọng nhất, là phải xác định chủ đề của cuộc nói chuyện. Nếu giao tiếp mà không có chủ đề hay mục đích thì chỉ là nói chuyện vô nghĩa, lãng phí thời gian một cách vớ vẩn cho cả đôi bên. 

Kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo phải hội tụ nhiều yếu tố và thật linh hoạt.

Chú ý đến tâm lý, thói quen của đối phương

Nguyên tắc cơ bản của hành vi giao tiếp là phải truyền đạt giá trị. Bạn cần xuất phát  từ góc độ lợi ích của đối phương để tiến hành trò chuyện, trao đổi thì đối phương mới tập trung lắng nghe, sau đó, dựa vào điều này để cân nhắc chừng mực và mức độ sử dụng ngôn từ. Đây chính là quá trình nắm bắt tâm lý của khán giả.

Rất nhiều lãnh đạo phạm sai lầm khi chỉ biết nói về mình hoặc những điều mà mình quan tâm mà quên mất điều cơ bản này, không chú ý tới những giá trị mà đối phương đang tìm kiếm trong cuộc giao tiếp. Kết quả là cả hai không thể trao đổi thông tin một cách hiệu quả, biểu hiện là mỗi người nói một chuyện, không có sự liên kết và hòa hợp.

Một cuộc giao tiếp thành công nên giữ vững nguyên tắc là đề cập nhiều đến vấn đề đối phương quan tâm và nói ít về bản thân mình. Nếu không, mục đích trò chuyện sẽ đi tới thất bại, không giải quyết được bất cứ điều gì.

Khi giao tiếp luôn phải đủ tinh tế để đọc hiểu cảm xúc của mọi người.

Thuận theo người khác là một nghệ thuật

Bản tính của con người là muốn mình được khẳng định và được người khác thuận theo. Do vậy, bí mật để tạo ra một cuộc trò chuyện thành công mà mọi người cần biết là làm thế nào để thuận theo người khác một cách tự nhiên, không có vẻ gượng ép.

Áp dụng vào công việc, kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo này sẽ giúp mọi người tránh được các cuộc tranh luận gay gắt trong khi tiếp cận và làm rõ những quan điểm trái ngược với nhau. Thái độ “ăn miếng trả miếng” khi gặp ý kiến bất đồng, chỉ muốn khẳng định mình và bác bỏ đối phương sẽ khiến đối thoại đi vào ngõ cụt, tâm trạng và bầu không khí đều không thuận lợi để tiếp tục thảo luận. Do đó, có những thời điểm cần học cách “thuận theo”.

Nhưng làm thế nào để “thuận theo” một cách đúng đắn lại là cả một nghệ thuật mà ở đó, người áp dụng phải chú ý tới 2 điểm quan trọng đó là: Thứ nhất, bạn không hoàn toàn từ bỏ cá tính, quan điểm của riêng mình mà chỉ thuận theo người khác; thứ hai, chỉ áp dụng thuận theo trong những trường hợp thích đáng chứ không khoan nhượng khi cần đối chọi quyết liệt. 

Thuận theo cũng là một nghệ thuật.

Xác định tư thế và khoảng cách nói chuyện thích hợp

Tùy theo mức độ tình cảm, quan hệ giữa hai phía để xác định khoảng cách giữa những người cùng trò chuyện. Nếu là bạn bè tri kỷ hay với người yêu, khi nói chuyện trực tiếp có thể đứng gần hơn một chút tạo cảm giác thân thiết. Còn với những người khác, nên duy trì một cự ly thích hợp chứ không tiếp cận quá gần.

Tư thế khi nói chuyện cũng đóng vai trò quan trọng. Nên ngồi thẳng người, ngay ngắn, đối diện và mắt nhìn thẳng, hướng về người đang cùng trò chuyện nếu đối mặt với những người lớn tuổi hơn hay lãnh đạo cấp trên. Hạn chế các hành động như vắt chéo chân hay ngồi dạng chân quá rộng, chỉ tay thẳng vào phía đối phương… sẽ gây khó chịu.

Tâm thái trong cuộc trò chuyện với bạn bè, cấp dưới hoặc người quen có thể thoải mái và tùy ý hơn, nhưng không được thiếu sự đứng đắn.

Kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo yêu cầu bạn phải luôn chú ý đến tinh thần, tâm lí và sắc thái biểu cảm của đối phương trong suốt cuộc trò chuyện, giữ cho bản thân một tư thế nghiêm chỉnh, trang nhã xuyên suốt.

Kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo cần sự tinh tế và khéo léo.

Luôn linh hoạt và biết tùy cơ ứng biến trong mọi trường hợp

Có rất nhiều vấn đề cũ và mới có thể phát sinh trong quá trình giao tiếp, do đó, kỹ năng mà một nhà quản lý rất cần đó là linh hoạt để có thể tùy cơ ứng biến. Điều gì cần thay đổi thì ắt phải thay đổi, cần nhượng bộ thì nên nhượng bộ, cần bình tĩnh thì nên bình tĩnh...

Biết cách “đá quả bóng” vào chân đối phương

Khi gặp những câu hỏi khó có thể đưa ra đáp án minh xác ngay lập tức, bạn có thể “đá quả bóng” vào chân đối phương, hay còn gọi là đặt câu hỏi ngược lại. 

Ví dụ như trong một cuộc phỏng vấn, khi ứng viên đưa ra câu hỏi như là “Quy trình thăng tiến tại công ty được xác định như thế nào? Làm việc bao lâu thì sẽ được tăng lương, tăng phụ cấp?”

Nhà quản lý có thể tránh đưa ra câu trả lời mà hỏi ngược lại ứng viên rằng: “Vậy bạn nghĩ mình có thể làm gì và đem lại những thành tựu gì cho công ty để khẳng định năng lực của mình sao cho xứng đáng với việc được đề xuất tăng lương hoặc thăng tiến?”

Cách đưa ra câu hỏi ngược lại là một kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo vô cùng quan trọng, thể hiện sự khéo léo và thông minh, giúp bạn thoát khỏi thế khó vì đừng quên rằng, lời nói của lãnh đạo luôn phải có trọng lượng, đã nói là làm. Trong những tình huống không chắc chắn, nên hạn chế đưa ra lời nói khẳng định.

Xem thêm: 3 cách giúp bạn đối phó sếp tồi, “sống sót” trước áp lực vô hình từ những cảm xúc tiêu cực

Phương Thúy