Biểu hiện của người thiếu kỹ năng quản lý thời gian

90% người lao động lãng phí thời gian ít nhất là nửa giờ mỗi ngày làm việc, không bao gồm giờ nghỉ giải lao hay giờ ăn trưa. Đây là kết quả của một cuộc khảo sát của Salary.com.

Máy tính và Internet được dùng như một công cụ giúp mọi người tăng hiệu suất làm việc rất nhiều trong thời gian qua nhưng đồng thời, cũng trở thành nguyên nhân gây ra sự xao lãng công việc của mình. Trong khi chúng ta biết mình phải làm việc thì hàng loạt ứng dụng và nền tảng giải trí khác giống như hàng xóm kế bên, cứ liên tục mời mọc chúng ta đi chơi, khiến mình không thể tập trung 100% vào công việc.

Trong thời đại ngày nay, thật khó thiết lập một ranh giới và tập trung hoàn toàn chỉ vào một thứ.

Chính vì không thể xác định ranh giới rõ ràng giữa làm và chơi nên nhiều người bị cuốn vào mớ bòng bong công việc và cuộc sống. Chúng ta vừa làm việc vừa tranh thủ “tám chuyện” với bạn bè, vừa tranh thủ đặt một cái vé máy bay cho chuyến du lịch sắp tới, hoặc đơn giản hơn là “lướt tin” trên các mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter... 

Tổng Giám đốc Công ty Tâm Việt, ông Phan Quốc Việt, từng chia sẻ rằng, 4% não của chúng ta nghĩ về công việc trong khi 96% chỉ tập trung nghĩ về quá khứ, tương lai và về người khác. Ngồi vào bàn làm việc nhưng bạn lại lo lắng tương lai của mình sẽ như thế nào, hoặc nghĩ về gia đình, bạn bè, hối tiếc về một hành động tối qua. Về nhà lại nói chuyện ở cơ quan còn ngồi ở cơ quan nhưng lại nói chuyện ở nhà đang là tình trạng chung của nhân viên văn phòng.

Một số lời khuyên để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Tự tạo ra áp lực và giới hạn

Để buộc bạn phải tập trung vào công việc và giờ nào việc nấy thì nên đặt giới hạn thời gian cho công việc cụ thể, thông qua đó tự tạo ra áp lực cho chính mình, như vậy mới khắc phục được kỹ năng quản lý thời gian.

Mọi người cần biết cách ưu tiên danh sách những điều cần làm quan trọng nhất.

Phải biết đưa ra sự lựa chọn ưu tiên

Bạn phải hiểu rằng, bản thân mình không thể làm là nhiều việc một lúc. Lòng tử tế đôi khi khiến việc nào bạn cũng nhận, ai bạn cũng giúp, cuối cùng nhận kết quả là không làm việc gì đến nơi, đến chốn cả. 

Trong khi đó, thời gian có hạn, danh sách công việc của mỗi người đều được xác định rõ ràng. Để hoàn thành nhiệm vụ của mình đồng nghĩa với việc bạn phải đưa ra sự lựa chọn và nói không với một số người. Có thể sự lựa chọn sẽ khiến bạn phải trả một cái giá nào đó nhưng ở mặt khác, hiệu quả công việc mới là thứ làm nên giá trị cuối cùng của bạn. 

Do đó, để có kỹ năng quản lý thời gian thì đầu tiên, bạn phải ghi danh sách những công việc phải làm, cần làm và nên làm ngay từ đầu. Trong ngày, liên tục kiểm tra tiến độ hoàn thành những công việc đó để theo dõi sát sao thời gian mình phân bổ công việc đã hợp lý hay chưa. Cuối ngày, tổng kết lại và điều chỉnh kế hoạch cho ngày mai nếu cần.

Có một danh sách những điều cần làm ngay trong suy nghĩ, hành động và sắp xếp chúng theo hệ thống.

Công việc đến tay thì phải làm luôn

Bạn nên dành thời gian làm ngay phần việc của mình khi vừa được giao phó và chuyển những đầu việc còn lại không thuộc trách nhiệm vào tay những người khác. Có như thế, bạn mới không bị những việc chưa hoàn thành dồn ứ lại và mất thời gian bận tâm suy nghĩ quá nhiều về nó. Đồng thời, không làm người khác mất thời gian theo.

Giả sử, đó là công việc mà bạn chỉ mất 1 tiếng đồng hồ để hoàn thành nhưng bạn chưa làm ngay mà để tới tận 2 ngày sau mới làm, thì từ giờ tới lúc đó, bạn sẽ phải dành thêm ít nhất vài phút để lo lắng, suy nghĩ về nó. Tính ra, tổng cộng thời gian mà não bạn phải làm việc cho nhiệm vụ này được kéo dài, kèm thêm tâm trạng lo lắng, băn khoăn.

Biết xen kẽ việc lớn và việc nhỏ cho phù hợp với sức của mình

Khi bạn xen kẽ các đầu việc lớn nhỏ vào một thời gian biểu thì đó là lúc kỹ năng quản lý thời gian của bạn đã trở nên hiệu quả trông thấy. Qua đó, bạn sẽ có thể hoàn thành cùng lúc nhiều việc khác nhau mà không gây xao nhãng tâm trí của chính mình.

Ví dụ, trong khi chờ đợi để đến lượt mình vào làm việc với sếp, thay vì ngồi không thì bạn có thể tranh thủ đọc vài tài liệu, gửi email liên hệ với khách hàng, gọi điện thoại, dọn dẹp bàn làm việc… 

Theo dõi quá trình thực hiện mỗi công việc để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian.

Như vậy, nếu biết sắp xếp, ở chỗ trống của các công việc lớn, bạn có thể làm được nhiều việc nhỏ chen vào đó.

Nâng cao kỹ năng quản lý thời gian từ những thói quen nhỏ

Ngoài ra, David Allen, tác giả cuốn sách “Nghệ thuật làm việc không stress”, cũng đưa ra một số lời khuyên lý thú cho những người muốn nâng cao năng suất làm việc bằng cách quản lý thời gian hiệu quả hơn. 

Trong đó, việc đưa ra nhiều ý tưởng thú vị để giảm những sự lộn xộn trong cuộc sống và tạo ra cách nâng cao năng lực làm việc cũng được chuyên gia này chú trọng, góp phần cải thiện kỹ năng quản lý thời gian nói riêng và các kỹ năng mềm nói chung của một người.

Mặc dù có nhiều điều có thể ai cũng biết, nhưng tình trạng chung là “Tôi biết là nên làm thế này, không nên làm thế kia, nhưng thật khó để tôi thay đổi thói quen của mình ngay lập tức”. Điển hình là việc bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu chỉ check email vài lần một ngày, thay vì cứ liên tục check email như nhiều người vẫn làm.

Bên cạnh đó, David Allen cũng đưa ra lời khuyên về việc “đừng ôm đồm nhiều việc một lúc”. Những việc có thể giao cho người khác thì hãy chuyển giao ngay, tập trung khả năng giải quyết công việc mỗi ngày của bạn theo đúng danh sách công việc và nhiệm vụ của mình. 

Như vậy, bạn mới có thể tổng kết một ngày làm việc gói gọn trong thời gian hành chính với kết quả hài lòng và lạc quan, chứ không ôm đồm với một danh sách những việc quá khả năng, làm bản thân có cảm giác thất bại mỗi ngày.

Xem thêm: Sếp hỏi: `Tại sao tôi phải đồng ý đề xuất tăng lương cho bạn?` Câu trả lời thuyết phục nhất là gì?

Phương Thúy