Doanh nghiệp khởi nghiệp kinh doanh cần lưu ý những vấn đề pháp lý gì?
Nhiều dự án có ý tưởng kinh doanh rất tốt, rất phù hợp với xu hướng của xã hội, nhưng do cách tiếp cận thị trường chưa thực sự quan tâm đến các vấn đề pháp lý nên bước đầu tổ chức, vận hành doanh nghiệp, triển khai kế hoạch kinh doanh gặp nhiều khó khăn trên thực tế.
Thông qua bài viết này, FDVN chỉ ra và phân tích rõ 10 Điểm pháp lý cần lưu ý cho doanh nghiệp khởi nghiệp kinh doanh để các start-up có cái nhìn tổng quan khi bắt đầu khởi nghiệp, loại bỏ những rủi ro pháp lý cho bước đầu hội nhập với thị trường.
1. Lựa chọn hình thức kinh doanh phù hợp với tổ chức hoạt động và quy mô kinh doanh
Việc lựa chọn hình thức kinh doanh phụ thuộc vào quy mô, tính chất và mục đích kinh doanh. Vì vậy đứng giữa các hình thức kinh doanh, startup nên chọn hình thức kinh doanh nào, FDVN xin liệt kê các hình thức kinh doanh với những đặc trưng cụ thể như sau:
* Hộ kinh doanh: Do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ. Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân.
Ưu điểm:
- Thủ tục thành lập đơn giản, nhanh chóng;
- Phù hợp với quy mô kinh doanh nhỏ, lẻ;
- Được áp dụng chế độ thuế khoán.
Nhược điểm:
- Không có tư cách pháp nhân, không có con dấu pháp nhân;
- Chủ hộ kinh doanh và các thành viên hộ gia đình tham gia đăng ký hộ kinh doanh chịu trách nhiệm đối với hoạt động kinh doanh;
- Hộ kinh doanh không được khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên không được hoàn thuế, không xuất được hóa đơn VAT.
* Doanh nghiệp tư nhân: Là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào.
Ưu điểm:
- Thủ tục thành lập đơn giản, nhanh chóng;
- Cơ cấu tổ chức đơn giản;
- Chủ doanh nghiệp tư nhân có toàn quyền quyết định đối với tất cả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân, việc sử dụng lợi nhuận sau khi đã nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.
Nhược điểm:
- Không có tư cách pháp nhân;
- Chủ doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước pháp luật dù đang cho thuê doanh nghiệp hoặc thuê người làm Giám đốc quản lý doanh nghiệp;
- Do phải chịu trách nhiệm vô hạn bằng cả tài sản của mình nên dù doanh nghiệp phá sản thì chủ doanh nghiệp vẫn phải trả các khoản nợ bằng toàn bộ tài sản cá nhân của mình.
* Công ty hợp danh: Là doanh nghiệp, trong đó: Phải có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (sau đây gọi là thành viên hợp danh). Ngoài các thành viên hợp danh, công ty có thể có thêm thành viên góp vốn; Thành viên hợp danh phải là cá nhân, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty; Thành viên góp vốn là tổ chức, cá nhân và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty. Công ty hợp danh không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào.
Ưu điểm:
- Có tư cách pháp nhân;
- Thành viên hợp danh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình nên dễ thuyết phục đối tác và khách hàng hơn khi kinh doanh.
Nhược điểm:
- Do phải chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty nên đối với các thành viên hợp danh của công ty có rủi ro hơn khi kinh doanh;
- Công ty không được phát hành cổ phiếu để huy động vốn.
* Công ty TNHH MTV: Là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu. Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.
Ưu điểm:
- Có tư cách pháp nhân;
- Chủ sở hữu Công ty chịu trách nhiệm hữu hạn đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp
- Được phát hành trái phiếu theo quy định của Luật Doanh nghiệp và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Nhược điểm:
- Khó khăn trong việc huy động vốn;
- Không được phát hành cổ phần, trừ trường hợp để chuyển đổi thành Công ty Cổ phần .
* Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Là doanh nghiệp có từ 02 đến 50 thành viên là tổ chức, cá nhân. Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 47 của Luật Doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Có tư cách pháp nhân;
- Có nhiều thành viên, dễ dàng trong việc huy động vốn;
- Thành viên chịu trách nhiệm hữu hạn đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp;
- Được phát hành trái phiếu theo quy định của Luật Doanh nghiệp và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Nhược điểm:
- Không được phát hành cổ phần, trừ trường hợp để chuyển đổi thành Công ty Cổ phần.
- Chịu sự quản lý của pháp luật chặt chẽ hơn so với các công ty hợp danh hay doanh nghiệp tư nhân.
* Công ty cổ phần: Là doanh nghiệp, trong đó: Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần; Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa; Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp; Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật Doanh nghiệp. Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần, trái phiếu và các loại chứng khoán khác của công ty.
Ưu điểm:
- Có tư cách pháp nhân;
- Không giới hạn số cổ đông;
- Cổ đông chịu trách nhiệm hữu hạn đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp;
- Có quyền phát hành cổ phần, trái phiếu và các loại chứng khoán khác của công ty.
Nhược điểm:
- Do Công ty Cổ phần không hạn chế cổ đông do đó dễ có sự phân hóa các nhóm cổ đông đối kháng nhau về mặt lợi ích nên việc quản lý, điều hành công ty sẽ phức tạp hơn;
- Việc thành lập Công ty Cổ phần cũng phức tạp hơn các loại hình công ty khác do bị ràng buộc bởi pháp luật về chế độ tài chính, kế toán.
Như vậy, để tiến hành hoạt động kinh doanh, cá nhân, tổ chức có thể lựa chọn hình thức kinh doanh phù hợp với quy mô, tổ chức, mục tiêu của mình.
2. Xác định ngành nghề kinh doanh khi đăng ký doanh nghiệp
Hiện nay, để xác định ngành nghề kinh doanh phù hợp với định hướng hoạt động của doanh nghiệp mình, các cá nhân, tổ chức căn cứ vào Danh mục hệ thống ngành kinh tế Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg ngày 06/7/2018 của Thủ thủ tướng Chính phủ. Một số người thành lập doanh nghiệp vẫn gặp lúng túng trong việc xác định ngành, nghề kinh doanh. Do vậy FDVN đưa ra một số lưu ý về nguyên tắc chung giúp người thành lập doanh nghiệp bớt phần nào khó khăn trong việc xác định ngành nghề kinh doanh như sau:
Thứ nhất, khi xác định ngành, nghề kinh doanh, cần dựa vào đặc trưng hoạt động kinh doanh thể hiện bằng quy trình hoạt động (sản xuất, mua bán, cung cấp dịch vụ,…), nguyên liệu đầu vào là gì và sản phẩm đầu ra như thế nào.
Thứ hai, khi đăng ký doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp phải lựa chọn ngành kinh tế cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế của Việt Nam. Khi chọn mã ngành để đăng ký, doanh nghiệp đăng ký bằng mã ngành cấp 4 (có 4 số); phần tên ngành ghi tên ngành tương ứng với mã ngành cấp 4 và diễn giải chi tiết dựa theo Nội dung hệ thống ngành kinh tế Việt Nam được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg.
Ví dụ:
Thứ ba, xác định ngành nghề kinh doanh chính. Khi đăng ký kinh doanh, người thành lập doanh nghiệp được yêu cầu xác định ngành nghề kinh doanh chính trong đơn đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu. Pháp luật không có quy định gì về vấn đề này, tuy nhiên việc xác định ngành nghề kinh doanh chính là bắt buộc khi đăng ký kinh doanh nhằm giúp cho cơ quan nhà nước thống kê, phân loại các đối tượng doanh nghiệp để có chính sách vi mô, vĩ mô phù hợp với nền kinh tế.
Thứ tư, ghi ngành nghề trong trường hợp không có trong danh mục Hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam. Hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam được quy định hầu như toàn diện tại Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg. Khoản 1 Điều 7 Luật doanh nghiệp 2020 quy định “Tự do kinh doanh ngành, nghề mà luật không cấm”, do vậy doanh nghiệp vẫn có thể kinh doanh nghành nghề ngoài hệ thống nganh nghề kinh tế Việt Nam, miễn là luật không cấm. Như vậy, khi cho rằng ngành nghề mà doanh nghiệp dự định kinh doanh không có trong danh mục Hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam thì người thành lập doanh nghiệp có thể liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh để lấy ý kiến hoặc làm văn bản giải trình đến cơ quan này để trình bày về sự tồn tại ngành nghề này trên thực tế.
Thứ năm, đăng ký ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Sau khi xác định ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp mình, người thành lập doanh nghiệp đối chiếu với danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện được quy định tại Luật đầu tư 2020 để xác định ngành nghề đó có phải là ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện hay không. Mặc dù trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp thêm các giấy tờ, tài liệu chứng minh đủ điều kiện kinh doanh ngành nghề kinh doanh có điều kiện, tuy nhiên doanh nghiệp cũng phải xác định trước để thực hiện các thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp. Một điểm đáng lưu ý là, khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến, nếu đăng ký ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì người nộp hồ sơ có thể được cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu ghi thêm câu “Doanh nghiệp chỉ kinh doanh ngành nghề có điều kiện khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật” trong trường nhập thông tin “Ngành nghề kinh doanh” tại trang web dangkykinhdoanh.gov.vn.
Thứ sáu, có giới hạn ngành nghề kinh doanh được đăng ký không? Pháp luật không quy định về số lượng ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp được phép đăng ký. Tuy nhiên khi tiến hành kinh doanh ngành nghề đó trên thực tế, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ các điều kiện đầu tư kinh doanh nếu có.
3. Xác định các loại vốn của doanh nghiệp, tài sản góp vốn, địa chỉ trụ sở, tên của doanh nghiệp
Các loại vốn của doanh nghiệp
Có 04 loại vốn cơ bản mà người thành lập doanh nghiệp cần biết đến gồm: (i) Vốn điều lệ, (ii) Vốn pháp định, (iii) Vốn ký quỹ và (iv) Vốn đầu tư nước ngoài. Không phải tất cả các doanh nghiệp đều phải có các loại vốn này, đối với một số doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh nhất định, hoặc có nhà đầu tư nước ngoài
Vốn điều lệ
Khoản 34 Điều 4 Luật doanh nghiệp 2020 quy định: “Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập Công ty Cổ phần”. Như vậy vốn điều lệ có thể được góp đủ hoặc góp sau khi thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên đối với Công ty TNHH, Công ty Cổ phần thì chủ sở hữu, thành viên góp vốn, cổ đông phải góp vốn đủ và đúng loại tài sản đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không kể thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản.
Pháp luật không quy định về mức tối thiểu hay tối đa của vốn điều lệ mà người đăng ký doanh nghiệp đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên ở một số địa phương do có tính đặc thù về đặc điểm kinh doanh, tình hình phát triển, cơ quan quan đăng ký kinh doanh có thể gợi ý hoặc yêu cầu mức vốn điều lệ tối thiểu đối với một số ngành nghề đặc biệt là ngành nghề kinh doanh có điều kiện hoặc đối với một số doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Việc này nhằm đảm bảo cho những doanh nghiệp này có mức vốn đủ để hoạt động tại địa phương này.
Vốn pháp định
Quy định về vốn pháp định được áp dụng đối với một số doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Tùy theo lĩnh vực, ngành nghề, vốn pháp định sẽ được quy định trong các văn bản chuyên ngành, theo đó doanh nghiệp cần phải đảm bảo có mức vốn tối thiểu mới đủ điều kiện để được hành lập.
Ví dụ:
Vốn ký quỹ
Tương tự như vốn pháp định, đối với một số doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh có điều kiện, để đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải có một tài khoản tiền ký quỹ thực tế tại ngân hàng bất kỳ, nhằm bảo đảm tình trạng hoạt động hay nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đó.
Ví dụ:
Vốn đầu tư nước ngoài
Vốn đầu tư nước ngoài là vốn do nhà đầu tư nước ngoài đầu tư vào các tổ chức kinh tế của Việt Nam. Khi đó, doanh nghiệp chịu sự điều chỉnh chính của Luật đầu tư 2020 và pháp luật chuyên ngành khác. Những doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài sẽ có điều kiện hạn chế trong việc kinh doanh tại Việt Nam.
Ví dụ:
- Phụ lục A Mục I ban hành kèm theo Nghị định số 31/2021/NĐ-CP quy định về 25 ngành, nghề chưa được tiếp cận thị trường đối với nhà đầu tư nước ngoài. Như vậy những doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài không được kinh doanh những ngành nghề theo quy định này.
- Đối với những doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài muốn kinh doanh phân phối bán lẻ thì phải xin cấp giấy phép kinh doanh đối với lĩnh vực này theo quy định tại Nghị định 09/2018/NĐ-CP
- Đối với tổ chức kinh tế có nhà đầu tư nước ngoài nắm giữ trên 50% vốn điều lệ, nguồn vốn đầu tư ra nước ngoài phải là vốn chủ sở hữu, trong đó không bao gồm vốn góp để thực hiện hoạt động đầu tư tại Việt Nam. (Điều 70 Nghị định 31/2021/NĐ-CP).
Tài sản góp vốn
Khoản 1 Điều 34 Luật Doanh nghiệp 2020 liệt kê về các tài sản góp vốn gồm: Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, tài sản khác có thể định giá được bằng Đồng Việt Nam. Lưu ý là Chỉ cá nhân, tổ chức là chủ sở hữu hợp pháp hoặc có quyền sử dụng hợp pháp đối với tài sản này mới mới có quyền sử dụng tài sản đó để góp vốn.
Thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh và cổ đông Công ty Cổ phần phải chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn cho công ty theo Khoản 1 Điều 35 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
- Đối với tài sản có đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đất thì người góp vốn phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản đó hoặc quyền sử dụng đất cho công ty theo quy định của pháp luật. Việc chuyển quyền sở hữu, chuyển quyền sử dụng đất đối với tài sản góp vốn không phải chịu lệ phí trước bạ;
- Đối với tài sản không đăng ký quyền sở hữu, việc góp vốn phải được thực hiện bằng việc giao nhận tài sản góp vốn có xác nhận bằng biên bản, trừ trường hợp được thực hiện thông qua tài khoản.
Khi có thành viên, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp cần chú ý: Việc thanh toán đối với mọi hoạt động mua, bán, chuyển nhượng cổ phần và phần vốn góp, nhận cổ tức và chuyển lợi nhuận ra nước ngoài của nhà đầu tư nước ngoài đều phải được thực hiện thông qua tài khoản theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối, trừ trường hợp thanh toán bằng tài sản và hình thức khác không bằng tiền mặt.
Địa chỉ trụ sở chính
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp 2020 không có quy định nào đáng chú ý hơn với địa chỉ trụ sở chính, tuy vậy, chúng tôi vẫn có lưu ý cho các cá nhân, tổ chức thành lập doanh nghiệp. Luật đầu tư 2020 có các quy định siết chặt hơn đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, dự án có vốn đầu tư nước ngoài. Như vậy những doanh nghiệp này, thậm chí là doanh nghiệp Việt Nam có người nước ngoài làm đại diện theo pháp luật có thể bị cân nhắc nếu địa chỉ trụ sở chính của họ được đặt trong các khu vực được xem là ảnh hưởng đến an ninh, quốc phòng của quôc gia. Điều này sẽ gây một chút khó khăn đối với một số đối tượng doanh nghiệp được liệt kê trên.
Tên của doanh nghiệp
Đối với tên của doanh nghiệp, FDVN có một số lưu ý sau, giúp người thành lập doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đặt tên.
Thứ nhất, cấu trúc tên doanh nghiệp: <Loại hình doanh nghiệp> <Tên riêng>
Trong đó:
- Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “Công ty Cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với Công ty Cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.
- Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Thứ hai, tên doanh nghiệp thì không được trùng hoặc gây nhầm lẫn. Để biết được tên doanh nghiệp mà mình lựa chọn có trùng với tên của hệ thống doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam hay không, các bạn có thể sử dụng trang web dangkykinhdoanh.gov.vn để kiểm tra trước khi nộp hồ sơ. Việc này sẽ giảm thiểu tình trạng sửa đổi hồ sơ do đặt tên doanh nghiệp bị trùng.
Thứ ba, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
4. Đăng ký kinh doanh đúng nghĩa
Các hoạt động kinh doanh phải đăng ký kinh doanh
Tại Việt Nam, để kinh doanh thì hầu hết các cá nhân, tổ chức phải tiến hành đăng ký kinh doanh, trừ một số cá nhân hoạt động thương mại không thuộc đối thưởng phải đăng ký kinh doanh theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 39/2007/NĐ-CP như sau:
- Buôn bán rong (buôn bán dạo) là các hoạt động mua, bán không có địa điểm cố định (mua rong, bán rong hoặc vừa mua rong vừa bán rong), bao gồm cả việc nhận sách báo, tạp chí, văn hóa phẩm của các thương nhân được phép kinh doanh các sản phẩm này theo quy định của pháp luật để bán rong;
- Buôn bán vặt là hoạt động mua bán những vật dụng nhỏ lẻ có hoặc không có địa điểm cố định;
- Bán quà vặt là hoạt động bán quà bánh, đồ ăn, nước uống (hàng nước) có hoặc không có địa điểm cố định;
- Buôn chuyếnlà hoạt động mua hàng hóa từ nơi khác về theo từng chuyến để bán cho người mua buôn hoặc người bán lẻ;
- Thực hiện các dịch vụ: đánh giày, bán vé số, chữa khóa, sửa chữa xe, trông giữ xe, rửa xe, cắt tóc, vẽ tranh, chụp ảnh và các dịch vụ khác có hoặc không có địa điểm cố định;
- Các hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên không phải đăng ký kinh doanh khác.
Như vậy tất cả các hoạt động kinh doanh ngoại trừ các hoạt động được liệt kê nêu trên thì đều phải tiến hành đăng ký kinh doanh.
Đăng ký kinh doanh đúng nghĩa
Nhiều người thường lầm tưởng rằng sau khi thành lập hộ kinh doanh, doanh nghiệp xong thì đã đủ điều kiện để tiến hành hoạt động mua bán, sản xuất, dịch vụ. Tuy nhiên đó mới chỉ là điều kiện cần đối với một số doanh nghiệp.
Đối với một số lĩnh vực hoặc các doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải đảm bảo thêm các điều kiện chứng nhận, chứng chỉ, hay giấy phép con được quy định tại các văn bản chuyên ngành. Hoạt động thành lập hộ kinh doanh hoặc thành lập doanh nghiệp, sau đó xin cấp chứng nhận, chứng chỉ, giấy phép gọi chung là hoạt động “đăng ký kinh doanh”.
Ví dụ:
- Để kinh doanh dịch vụ nhà hàng, sau khi thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp phải tiến hành xin cấp Giấy phép đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm thì mới đủ điều kiện hoạt động.
- Để buôn bán trang thiết bị y tế loại B,C,D, sau khi đăng ký thành lập hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, bạn phải thực hiện thủ tục Công bố đủ điều kiện mua bán trang thiết bị y tế loại B,C,D.
- Để kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản, thì cá nhân, tổ chức đó phải đủ điều kiên được cấp chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản.
Như vậy, đối với một số lĩnh vực, các hộ kinh doanh, doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh có điều kiện, sau khi thành lập phải thực hiện việc xin cấp chứng nhận, chứng chỉ, giấy phép hoạt động,… để được tiến hành kinh doanh trên thực tế.
5. Làm con dấu doanh nghiệp, mở tài khoản ngân hàng
Làm con dấu doanh nghiệp
Từ ngày 01/1/2021 khi Luật Doanh nghiệp 2020 bắt đầu có hiệu lực, thay thế cho Luật Doanh nghiệp 2014, thủ tục về công bố mẫu dấu của doanh nghiệp đã bị bãi bỏ. Theo đó, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung của con dấu và tự chịu trách nhiệm về con dấu của mình
Doanh nghiệp có thể sử dụng 02 loại dấu: (i) Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc (ii) Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Mở tài khoản ngân hàng
Hiện nay không có bất kỳ quy định nào cho thấy hộ kinh doanh hay doanh nghiệp bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng. Nhưng trên thực tế, đối với hộ kinh doanh hoạt động với quy mô nhỏ có thể không mở tài khoản ngân hàng, nhưng đối với hầu hết các doanh nghiệp đều cần mở tài khoản ngân hàng mở các lý do sau:
- Tài khoản ngân hàng là điều kiện cần để doanh nghiệp có thể đăng ký nộp thuế điện tử
- Đối với những giao dịch trên 20 triệu, để được hạch toán vào chi phí hợp lý thì doanh nghiệp phải thanh toán qua ngân hàng.
- Giúp doanh nghiệp thanh toán dễ dàng, nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao dịch với khách hàng.
Với ba lý do trên, các doanh nghiệp nên mở tài khoản ngân hàng sau khi thành lập doanh nghiệp. Trước đây, khi mở tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo nội dung đăng ký thuế đến Sở Kế hoạch đầu tư. Nhưng từ ngày 01/5/2021, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT bắt đầu có hiệu lực thì thông tin về tài khoản ngân hàng trong các biểu mẫu đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đã được bãi bỏ. Vì vậy, khi mở tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
6. Mua chữ ký số và thiết kế mẫu hóa đơn
Chữ ký số không còn xa lạ với doanh nghiệp, với hình dáng giống USB được xem như là dấu của doanh nghiệp, là công cụ quan trọng để thực hiện các thủ tục qua mạng điện tử như ký hợp đồng online, giao dịch qua ngân hàng, bảo hiểm xã hội mà không mất thời gian đi lại, in ấn, đóng dấu.
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Từ nay đến ngày 30/6/2022, doanh nghiệp có thể sử dụng 3 hình thức hóa đơn sau: (i) Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ; (ii) Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành; (iii) Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.
Nhưng từ ngày 01/7/2022 khi Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ bắt đầu có hiệu lực, hóa đơn được áp dụng là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Hiện nay dịch vụ cung cấp chữ ký số và thiết kế hóa đơn điện tử thường đi chung với nhau rất thuận tiện, bạn có thể liên hệ đơn vị dịch vụ để thực hiện cùng lúc hai công việc này.
7. Lưu tâm đến vấn đề sở hữu trí tuệ
Khi bắt đầu kinh doanh, các start-up thường có rất nhiều ý tưởng kinh doanh, có thể là các ý tưởng thương hiệu, nhãn hiệu, tác phẩm, sáng chế, kiểu dáng công nghiệp của sản phẩm, quy trình vận hành, bí mật kinh doanh… Đây là những tài sản vô hình, khó có thể thấy giá trị ngay trước mắt nhưng là những tài sản rất có giá trị cho doanh nghiệp trong tương lai.
Những doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược và tiềm năng phát triển cao thường lưu tâm đến vấn đề sở hữu trí tuệ ngay sau khi thành lập doanh nghiệp và song song với quá trình triển khai dự án bằng cách đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, tác phẩm,… Tuy nhiên một số doanh nghiệp vừa và nhỏ thì không quan tâm lắm về vấn đề này, đến khi xảy ra tranh chấp thì không có căn cứ, cơ sở để bảo vệ quyền lợi của mình. Vì vậy, để tạo tính độc quyền, khác biệt và đặt nền móng trong việc xây dựng thương hiệu, tên tuổi, doanh nghiệp nên bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ của mình khi bắt đầu kinh doanh.
8. Không loại trừ mối quan tâm các vấn đề về thuế sau khi thành lập doanh nghiệp
Các loại thuế liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp
Để cho người thành lập doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về nghĩa vụ thuế mà doanh nghiệp cần phải lưu ý, FDVN liệt kê hệ thống các loại thuế như sau:
Sau khi thành lập doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp cần phải xác định rõ các loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp, các nghĩa vụ thuế mà doanh nghiệp cần phải thực hiện để tránh các trường hợp bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Trong đó có 02 loại thuế mà doanh nghiệp cần phải lưu tâm ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đó là: thuế môn bài và thuế giá trị gia tăng.
Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 25/2/2020 thì doanh nghiệp mới thành lập sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ 01/01 đến 31/12). Như vậy doanh nghiệp bắt đầu khai và nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 31/1 của năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Về thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp hết sức lưu ý đến thời hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng như sau: (i) Tờ khai quý 1: Hạn chậm nhất là ngày 30/4; (ii) Tờ khai quý 2: Hạn chậm nhất là ngày 31/7; (iii) Tờ khai quý : Hạn chậm nhất là ngày 31/10; (iv) Tờ khai quý 4: hạn chậm nhất là ngày 31/1 năm sau.
Ví dụ: Doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bắt đầu đi vào hoạt động ngày 26/4 thì doanh nghiệp phải tiến hành lập tờ khai thuế giá trị gia tăng nộp cho cơ quan quản lý thuế trước ngày 30/4.
“Nắm trong lòng bàn tay” các vấn đề về thuế
Thuế là vấn đề cốt cán đi cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình vận hành và phát triển. Việc nắm rõ về thuế sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định, có kế hoạch kinh doanh hợp lý và tránh các rủi ro về tài chính và pháp lý. Tuy nhiên thuế là lĩnh vực rộng và phức tạp, nhiều doanh nghiệp không nắm rõ nên đã từ bỏ một số ưu đãi mà doanh nghiệp mình đáng lẽ được hưởng hay phải chịu những khoản phạt vô cùng lớn. Do vậy để giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn khái quát về nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp mình, FDVN liệt kê đầu mục các vấn đề mà doanh nghiệp cần đầu tư làm rõ ngay từ khi mới thành lập cho từng loại thuế như sau:
- Phạm vi áp dụng, đối tượng chịu thuế;
- Thuế suất, cách tính thuế;
- Ưu đãi thuế;
- Các trường hợp miễn thuế
- Các trường hợp không phải kê khai, không phải nộp thuế;
- Thủ tục, thời hạn kê khai, nộp thuế;
- Hoàn thuế (nếu có);
Ưu đãi thuế Thu nhập doanh nghiệp
Các ưu đãi về thuế thu nhập doanh nghiệp chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo kê khai. Như vậy, để được hưởng ưu đãi, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai, nộp thuế đầy đủ, thực hiện lưu trữ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
Ưu đãi thuế TNDN được áp dụng đối với dự án đầu tư mới thuộc các lĩnh vực, địa bàn khuyến khích đầu tư hoặc dự án có quy mô lớn. Các dự án đầu tư mở rộng (bao gồm các dự án đầu tư mở rộng đã được cơ quan có thẩm quyền cấp phép đầu tư hoặc đã thực hiện đầu tư trong giai đoạn 2009 - 2013 mà chưa được hưởng ưu đãi thuế TNDN) thỏa mãn một số điều kiện nhất định cũng sẽ được hưởng ưu đãi thuế TNDN từ năm 2015. Dự án đầu tư mới và dự án đầu tư mở rộng không bao gồm các dự án được hình thành từ việc sáp nhập hoặc tái cơ cấu.
9. Xây dựng hệ thống văn bản điều hành công ty, quản lý nhân sự
Khi các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp gần như đã hoàn thiện, doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng hệ thống văn bản điều hành công ty và quản lý nhân sự để hoạt động kinh doanh được vận hành một trách trật tự, suôn sẻ, không bị rắc rối trong khâu quản lý.
FDVN xin liệt kê hệ thống tên một số văn bản nội bộ mà doanh nghiệp có thể tham khảo để xây dựng cho hoạt động điều hành, quản lý của mình như sau:
10. Quan tâm đến vấn đề pháp lý trong mọi hoạt động của doanh nghiệp
Trong quá trình từ khi thành lập doanh nghiệp đến khi đi vào hoạt động kinh doanh, sản xuất, doanh nghiệp không thể tránh được các vấn đề phát sinh liên quan đến pháp lý trình tự thủ tục đăng ký thành lập, hoạt động, giao dịch, mua bán, thương thảo với đối tác, hoạt động quản lý doanh nghiệp, lao động,…
Để giảm thiểu tối đa những vấn đề pháp lý sẽ xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần chủ động làm đúng và tuân thủ pháp luật ngày từ những bước đầu tiên. Để doanh nghiệp được hoạt động ổn định và tránh những rủi ro về vấn đề pháp lý thì doanh nghiệp cần có bộ phận pháp chế nội bộ hoặc Luật sư tư vấn thường xuyên.
FDVN là Công ty luật có kinh nghiệm dày dặn, chuyên môn vững và hoạt động lâu lâu trong lĩnh vực tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp. Làm việc với nhiều đối tác trong và ngoài nước, FDVN hiểu rõ doanh nghiệp Việt Nam hiện đang thiếu gì và cần gì trong quá trình xây dựng, vận hành và phát triển. FDVN hi vọng được đồng hành cùng các Qúy Doanh nghiệp để cùng nhau phát triển.
Luật sư Hoàng Thúy Quỳnh – Công ty Luật FDVN
