Đối với các quốc gia không sử dụng TRACES, doanh nghiệp cần đảm bảo cung cấp chứng thư gốc kèm với các lô hàng trong phương tiện vận chuyển. Trong trường hợp chứng thư gốc không thể gửi kèm lô hàng, DG-SANTE sẽ đề xuất với các Trạm kiểm soát biên giới tại EU chấp nhận các bản sao giấy chứng thư đáp ứng các điều kiện sau:

Bản scan giấy chứng thư gốc được gửi bằng email, từ hòm thư thuộc Cơ quan có thẩm quyền cấp trung ương của nước sở tại đến hòm thư của Trạm kiểm soát biên giới tại EU của điểm nhập cảnh tại EU, được cung cấp tại các trang thông tin điện tử sau:

https://ec.europa.eu/food/animals/vet-border-control/bip-contacts_en (đối với động vật và sản phẩm động vật).

https://ec.europa.eu/food/safe/official_controls/legislation/imports/non-animal_en (đối với thực phẩm và thức ăn có nguồn gốc phi động vật).

https://ec.europa.eu/food/safe/official_controls/legislation/imports/plants_en (đối với cây trồng và sản phẩm thực vật).

Giấy chứng thư gốc được gửi đến Trạm kiểm soát biên giới tại EU sớm nhất có thể về mặt kỹ thuật, khi các hạn chế được đề cập ở trên đã được xem xét hoặc dỡ bỏ đáng kể.

Bên cạnh đó, theo Thông báo số SANTE.DDG2.G.5/HK/2028121 ngày 30/3/2020 của EC, Việt Nam thuộc Danh sách Phụ lục II cần phải thực hiện Quy định số 2019/1973 về việc xuất khẩu các sản phẩm thực phẩm và thức ăn không có nguồn gốc động vật vào thị trường EU cần phải kiểm soát độ nguy cơ nhiễm aflatoxin, tồn dư thuốc trừ sâu, chất pentachlorophenol và dioxin hoặc/và nguy cơ nhiễm vi sinh vật khác.

Việc áp dụng Quy định số 2019/1973 yêu cầu mỗi lô hàng sản phẩm nêu trên phải có một Giấy chứng nhận chính thức theo mẫu tại Phụ lục IV của Quy định này. Mỗi lô hàng cũng phải có các Giấy chứng nhận kết quả xét nghiệm từ cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu theo quy định tại Điều 10 của Quy định EU 2019/1973. Giấy chứng nhận nêu trên hiện đã được triển khai qua hệ thống điện tử TRACE-NT (https://web.gate.ec.europa.eu/tracesnt/ecas-login) và cho phép chứng nhận kiểm dịch đối với tất cả các sản phẩm động vật và thực vật xuất khẩu vào EU.

Hệ thống TRACE-NT cũng cho phép đăng tải lên các kết quả xét nghiệm liên quan trong quá trình thực hiện chứng nhận. Người khai báo qua hệ thống TRACE-NT phải đăng ký tài khoản thông qua hệ thống xác nhận người dùng của Hội đồng Châu Âu, còn gọi là “EU login” (hiện có khoảng 42.000 tài khoản đã được đăng ký cho các thành viên thương mại hoặc các cơ quan chức năng trên thế giới). Việc khai báo TRACE-NT cần biến đổi tương thích cho mỗi quy trình hành chính khác nhau của các nước khác nhau.

Đối với đối tác đã sử dụng hệ thống TRACE-NT cho việc xuất khẩu các sản phẩm khác, hiện muốn tiếp tục sử dụng để chứng nhận cho việc xuất khẩu các sản phẩm thực phẩm và thức ăn không có nguồn gốc động vật (thuộc Danh sách Phụ lục II) cần kiểm tra kỹ lưỡng về việc có cần thiết phải thay đổi thông tin về cơ quan chức năng liên quan hay không, và sau đó thông báo lại cho bộ phận thường trực của hệ thống TRACE (địa chỉ email: sante-trace@ec.europa.eu). Đối với trường hợp khai báo lần đầu cho việc xuất khẩu thực phẩm và thức ăn không có nguồn gốc động vật (thuộc Danh sách Phụ lục II), cần phải liên hệ với bộ phận thường trực của hệ thống TRACE để xác nhận cơ quan chức năng liên quan và được chứng nhận bởi cơ quan đó.